私自身がこの分野で重視してきたのは、”実用性”だ。実際に物事を終わらせるのに役立つかどうかである。

人はさまざまな行動をするが、人にせき立てられたり、自分で危機感を覚えたりしてやむなくやるケースがほとんどだ。これでは達成感は得られないし、仕事がうまくやれているという気持ちにもならないだろう。私たちが望んでいるのは、まさにこの逆である。

社員のストレスの減員について調査した。するともっとも多かった不満は、「チームリーダーが最初に決めるべきことを決めておかなかったせいで、終了間際にやらないといけないことが次々にでてきてしまうこと」だったそうだ。

こうすることで相手のしていることを中断せずに済むうえ、お互いが自由になって相手を暖かく受け入れられるようになる。システムに預けるべきことをきちんと預けることで、余計なことに気をわずらわされなくなるのだ。

昔は人に認めてもらいたくて、多くの約束を自分に課していた。しかし、約束を守れなかったときの代償がわかってくるにつれ、どの約束をすべきかを意識して選ぶようになった。私が指導したある保険会社の幹部は、GTDを身につけたことで次のメリットあったといっている。「以前は、どれだけの負担になるかも考えず、誰にでも二つ返事をしていました。今はやるべきことのすべてが明らかになっているので、できないことはできないとはっきり言えます。嫌な顔をされそうなものですが、みんなむしろ潔いと思ってくれるみたいですね」

ボトムアップがうまくいく最大の理由は、現実に関して頭の中が整理され、自分にとってより大きな意義のある目標や、漠然とした将来像について考えやすくなるからである。

実際のところ、多くの人にストレスとパフォーマンスの低下をもたらしているのが、これらの、”予定外のこと”なのだ。自分がやるべきことをすべて把握しており、何をしなくていいかについて安心していれば、”予定外のこと”についても的確な判断を下すことができる。そうした状態であれば”予定外のこと”も、ストレスではなくて、新たな創造性を発揮できる”機会”としてとらえることができると知るべきだろう。

実際のところ、多くの人にストレスとパフォーマンスの低下をもたらしているのが、これらの、”予定外のこと”なのだ。